Errores más habituales que se presentan en la Administración de Propiedades en Condominio

La gran responsabilidad que tiene la administración de las propiedades de condominios hoy en día es de suma importancia, debido a que se encarga de los puntos más claves del mismo, tales como con el manejo de los recursos financieros, control de las propiedades y en búsqueda de llevar el presupuesto correctamente por el bien del condominio.

Pero sin embargo durante la administración de dichas propiedades, es muy común que se suelen cometer errores los cuales pueden causar consecuencias tanto dentro y fuera del condominio, te comparto los errores más comunes que se suelen suscitar dentro de estos:

●     Errores financieros

La administración de los recursos financieros en los condominios es una tarea que conlleva un alto riesgo de errores. Esto se debe a que los condominios suelen manejar una gran cantidad de ingresos y egresos que, en muchos casos, no se registran de manera adecuada por la falta de una contabilidad clara y organizada. Asimismo, las conciliaciones bancarias suelen presentar inconsistencias o diferencias significativas que reflejan deficiencias en el control financiero.Entre los errores más comunes se encuentran la falta de registro de cuotas extraordinarias, las omisiones en el pago de servicios y el uso inadecuado de fondos destinados al mantenimiento.

Estos errores pueden provocar desconfianza entre los condóminos, retrasos en el cumplimiento de obligaciones y pérdida de control sobre los fondos comunes. Por ello, es indispensable contar con registros contables precisos, políticas financieras claras y revisiones periódicas.

●     No llevar contrato con proveedores

Los proveedores son esenciales para el buen funcionamiento del condominio, por lo que es importante formalizar los acuerdos mediante contratos por escrito. Sin embargo, es común que no se realicen, lo que puede generar cobros indebidos, incumplimiento de servicios y falta de claridad en las responsabilidades. Contar con contratos formales brinda seguridad, transparencia y protección tanto para la administración como para los proveedores, especialmente cuando se manejan montos significativos.

Se recomienda que la administración revise y actualice periódicamente los contratos, asegurándose de que incluyan cláusulas claras sobre pagos, plazos, obligaciones y sanciones en caso de incumplimiento.

●     Beneficiario controlador del condominio

El Código Fiscal de la Federación establece que los condominios deben identificar a sus beneficiarios controladores, es decir, a las personas que tienen poder de decisión o control dentro de la administración. No obstante, en la práctica, esta obligación rara vez se cumple, ya que muchos condominios no cuentan con los expedientes actualizados de los miembros del consejo de administración.

Contar con esta información es muy importante, pues permite mantener una administración transparente y cumplir con las disposiciones fiscales. Además, no tener los expedientes completos puede ocasionar multas elevadas y sanciones graves por parte de la autoridad. Cumplir con esta medida ayuda a evitar problemas legales y a reforzar la confianza en la gestión del condominio. 

Para cumplir con esta obligación, es recomendable que la administración mantenga actualizados los expedientes de los miembros del consejo, incluyendo copias de identificaciones oficiales, comprobantes de domicilio y documentación que respalde su cargo o función. A partir de la reforma de julio de 2025, la obligación de identificar a los beneficiarios controladores se fortalecerá, ya que no solo deberá resguardarse la información, sino también publicarse o registrarse conforme a los lineamientos que emitirán las autoridades en materia de ley antilavado (actualmente se tiene a la espera de las reglas de caracter general, donde se dictaminara como sera el registro).

●     Condominios Morosos

En muchos condominios es común que existan cuotas de mantenimiento pendientes de pago por parte de algunos condóminos, lo que con el tiempo puede convertirlos en condóminos morosos debido al aumento de sus adeudos. El principal error de la administración suele ser no aplicar estrategias de cobro periódicas o constantes, lo que provoca que la deuda general del condominio se incremente.

Se recomienda establecer métodos de cobro más eficientes, implementar penalizaciones por pagos atrasados y ofrecer descuentos por pronto pago. Estas acciones incentivan la puntualidad y ayudan a recuperar adeudos. En caso de incumplimiento persistente, pueden adoptarse medidas más estrictas o incluso iniciar procedimientos legales conforme a la ley aplicable.

●     No respetar o no contar con el presupuesto anual

Durante el inicio de cada año, la administración del condominio tiene la responsabilidad de presentar ante la asamblea el presupuesto anual para su análisis y aprobación. Este documento constituye una herramienta esencial para la planeación financiera, ya que permite proyectar los ingresos (como cuotas ordinarias, cuotas extraordinarias, rentas y otros conceptos) y los gastos (mantenimiento, servicios, sueldos y proyectos especiales) que se prevé realizar durante el ejercicio.

No obstante, en la práctica es común que este presupuesto no sea elaborado o presentado oportunamente, lo que genera desorden financiero y dificulta la toma de decisiones informadas. Aun en los casos en que el presupuesto existe, no siempre se cumple conforme a lo aprobado, situación que provoca problemas como en la recaudaciones incorrectas, uso inadecuado de recursos (por ejemplo, destinar fondos de mantenimiento para cubrir honorarios) y falta de transparencia en la gestión económica del condominio.

Para evitar estas deficiencias, la administración debe implementar controles presupuestales y reportes financieros periódicos (bimestrales o trimestrales), además de rendir cuentas ante el consejo.  De igual manera es recomendable el realizar auditorías internas o externas para corroborar que se esté cumpliendo con lo acordado.

Por consiguiente, estos son algunos de los errores más comunes que suelen presentarse en la administración de los condominios, aunque no son los únicos. Si eres propietario o administrador y consideras que alguno de estos problemas ocurre en tu condominio, es recomendable tomar medidas correctivas a la brevedad para evitar consecuencias mayores.

Asimismo, el equipo de Cadena Advisors puede brindarte asesoría contable, legal y de auditoría, para garantizar que la gestión de tu condominio se mantenga en orden y cumpla con la normativa vigente.

Este articulo fue elaborado en Noviembre 2025, por lo cual la informacion mencionada es vigente a esta fecha, fue  elaborado por Edgar Johan Mercado Viorato